In crisistijd neemt de kans op fraudes en andere vormen van economische criminaliteit toe. Toezichthouders, justitiële autoriteiten, en wet- en regelgevers stellen zich jegens het bedrijfsleven scherper op en doen eerder onderzoek naar fraude. Houdt u momenteel uw fraudeprogramma scherp tegen het licht? Via het Fraud Awareness programma van PricewaterhouseCoopers krijgt u waardevolle informatie om fraudegevoeligheid terug te dringen.

De praktijk leert dat bedrijven bij een concrete fraudedreiging (scherper: dreigend onderzoek naar een mogelijk vergrijp), kritisch kijken naar ingebouwde controlemaatregelen en het functioneren daarvan. Grote vraag volgens PwC is juist waarom u zich niet eerder bewust geweest bent van frauderisico’s. ‘Het komt onvoldoende gestructureerd aan bod’, constateert Maurice van der Ven, fraudepreventiespecialist van PwC. ‘Een kostbare omissie, want eigen onderzoek heeft geleerd dat de helft van alle Nederlandse bedrijven eens in de twee jaar wordt geconfronteerd met een vorm van economische criminaliteit. Slaag je er in om je eigen kwetsbaarheid voor fraude beter te begrijpen, dan ben je eerder in staat om mogelijke signalen van dreigende problemen te herkennen, en de bewustwording van leidinggevenden en medewerkers te vergroten. Daarnaast kun je processen tijdig anders structureren, en bestaande controlemaatregelen met voorrang afstemmen op frauderisico’s waarvoor een bedrijf het meest gevoelig is.’

Preventie-instrument
Het Fraud Awareness programma van PwC ziet Van der Ven als een waardevol preventie-instrument voor bedrijven. ‘We proberen namelijk het perspectief van de mogelijke fraudeur te reconstrueren; hoe kijkt deze naar de gevoelige plekken van een organisatie, en welke kansen bieden deze hem of haar?

Dat doen we stapsgewijs, via een interview- en analysemethodiek. Als eerste brengen we de omgevingsfactoren en processen van de organisatie in kaart via interviews met staffunctionarissen. In welke sector(en) is het bedrijf actief, welke culturele karakteristieken spelen er, en hoe groot is bijvoorbeeld de (marge)druk? Ook kijken we naar zaken als de omvang en waarde van transacties, en relaties binnen ketens. Is de fraudegevoeligheid van de Umwelt bekend, dan wordt op procesniveau doorgenomen op welke manier(en) fraude gepleegd kan worden. In deze fase worden scenario’s ontworpen, met het interne controleproces als uitgangspunt. We focussen op risico’s die inherent zijn aan het bedrijfsproces.’

Indicatoren
De echte meerwaarde van het Fraud Awareness programma (en van PwC’s internationale netwerk) wordt zichtbaar in de volgende fase. ‘Aan de hand van de verkennende gesprekken stellen we een brainteasers-lijst samen. Daarbij maken we gebruik van de schat aan expertise binnen PricewaterhouseCoopers wereldwijd. We hanteren een uniek databestand, waarin maar liefst 80 tot 90 verschillende fraudescenario’s zijn verzameld en uitgewerkt. Compleet met de indicatoren waardoor je zulke scenario’s ook al in een vroeg ontwikkelingsstadium kunt herkennen. Vrijwel alle bekende en exotische fraudeconstructies zijn daarin wel vertegenwoordigd: van channel stuffing (meer voorraden wegzetten in het afzetkanaal dan afnemers aankunnen, en zo een extra fraudegevoelige retourstroom creëren) tot aan de manipulatie van stamgegevens en van facturenstromen aan toe. Bij elk scenario hanteren we praktijkvoorbeelden van waargebeurde fraudezaken op bedrijfstakniveau’, schetst de preventiespecialist.

Brainstormsessie

Uiteindelijk ligt er een (discussie)document dat zich toespitst op specifieke frauderisico’s waarvoor een organisatie extra gevoelig is én de bijbehorende fraude-indicatoren. Dat document gebruikt PwC tijdens een brainstormsessie, waaraan naast de respondenten zelf ook een groep medewerkers deelneemt. Van der Ven: ‘Met hen bekijken we de diverse scenario’s in hun eigen werksituatie en aandachtsgebieden. Een fraudedreiging lijkt dan plotseling heel reëel. Sterker, tijdens de sessies die we tot nu gehouden hebben, zag je dat mensen patronen herkennen en dat ze daarna heel gericht aangeven wat er allemaal misgaat of mis kan gaan.’