Dankzij de opkomst van open innovatiemodellen, van just-in-time arrangementen en van bijvoorbeeld gezamenlijke inkoop- en distributiecentra, is de geïntegreerde organisatievorm een feit. Bedrijven opereren niet langer zelfstandig, maar wisselen onderling actief ideeën en (productie)capaciteit uit in wisselende samenstellingen. Ze moeten elkaars medewerkers daarbij toegang geven tot vitale informatie. De gemaakte gezamenlijke kosten en opbrengsten moeten worden geadministreerd en afgerekend. Dit zijn enkele voorbeelden van gevolgen van ketenintegratie voor de bedrijfsvoering én voor het gevoerde het risico- en crisismanagement.

Fraudepreventie en -opsporing wordt niet langer als een bedrijfseigen instrument beschouwd. Sterker, een goede aanpak van integriteitvraagstukken vereist dat ook over de eigen grenzen wordt gekeken, en dat zakenpartners in de keten actief betrokken zijn. ‘Daar ligt de grote uitdaging voor de komende jaren,’ constateert André Mikkers, fraudedeskundige van PricewaterhouseCoopers. ‘Het is een feit dat ook de voorhoede van organisaties, die al ver is met het installeren en zich eigen maken van preventiemaatregelen, juist op dit punt kwetsbaar is. Denk aan recente affaires, zoals bij de vastgoedfraude waar de zwaarst gedupeerde partijen geen inzicht hadden in de offertes en kostencalculaties van de zakenpartners. Deze gegevens konden dan ook relatief eenvoudig worden gemanipuleerd. Dat moet anders.’

Pragmatische tips
Hoe anders is voor bestuurders en hun toezichthouders een vraagteken. Hierna geeft PwC enkele pragmatische tips waaraan een grensoverschrijdend fraudepreventie- en integriteitbeleid minimaal moet voldoen.

1. Stel een gezamenlijke gedragscode op en dwing naleving af. De gedragscode moet vastleggen hoe de organisatie zelf met vaste leveranciers en zakenpartners omgaat. Er moeten duidelijke ethische richtlijnen in staan waaraan derden zich moeten houden. ‘Het proces is feitelijk belangrijker is dan het document zelf. Zowel binnen de eigen organisatie als die van zakenpartners, verhoogt het de bewustwording over je eigen kwetsbaarheid op dit punt’, stelt Mikkers. ‘Daarnaast is het een goed middel om onderwerpen in een vroeg stadium bespreekbaar te maken. Overigens ligt hier ook een taak – of beter nog, een kans – voor brancheorganisaties om zich te profileren. Door branchebrede afspraken wordt de drempel naar intensievere vormen van samenwerking verlaagd, en in één moeite door worden de kosten gespreid.’

2. Stel een antecedentenonderzoek verplicht. Laat een gericht onderzoek doen naar de kwetsbaarheden van de organisatie. ‘Zeker bij de vormgeving van de administratieve en financiële organisatie en welke zekerheden er zijn om misstanden te voorkomen. Wordt dit geweigerd, dan is het wellicht niet de goede partij om intensief mee samen te werken’, benadrukt Mikkers.

3. Vraag waarborgen voor een afdoende functiescheiding en het vrijwaren van stam- en standgegevens van manipulatie. ‘Daarmee krijg je helder inzicht in hoeverre de zakenpartner(s) zich bewust is van de eigen frauderisico’s, en hoeveel waarde deze hecht aan preventie.’

4. Stel per gezamenlijk project één point of contact vast bij deelnemende partijen. ‘Onzekerheid over gemaakte afspraken en de verantwoordelijk daarbij, is haast een uitnodiging voor malversaties.’

5. Stel met de ketenpartners een internal auditline op. Dat kan ook een onderdeel zijn van een gezamenlijke gedragscode. ‘Er moeten in ieder geval duidelijke afspraken bestaan over wie bijvoorbeeld bevoegd is te tekenen voor het betalen en uitsturen van gezamenlijke facturen, en wat de procedure is als daarin veranderingen noodzakelijk zijn.’

6. Actualiseer gemaakte afspraken en communiceer deze aan alle belanghebbende. ‘Vaak zie je dat gemaakte afspraken niet meer passen bij de levensfase van de samenwerking, en dat daar niets aan gedaan wordt.’

7. Gebruik gezond verstand. Stel altijd de vraag “zou ik dit privé ook zo doen”. Mikkers: ‘Als je denkt en handelt als een goed rentmeester doorzie je tijdig de meeste problemen en dat voorkomt dat je verdrinkt in onnodige complexiteit. Juist daarin schuilt de grootste kwetsbaarheid voor bedrijven die actief opereren in een keten.’