Waar vroeger werd gesproken over het samenstellen van de jaarrekening en het opstellen van de fiscale aangifte, gaat het tegenwoordig vooral over het voldoen aan de relevante wet- en regelgeving. Inmiddels beseft men dat dat laatste veel meer is dan het indienen van een fiscale aangifte. ‘Weliswaar vraagt de wet dat een aangifte juist, volledig en tijdig wordt ingediend, maar wij durven de stelling aan dat de ondernemer lang niet altijd in staat is daarover onderbouwd verantwoording af te leggen’, zegt Robert van der Laan, belastingspecialist bij PricewaterhouseCoopers.

‘Stakeholders, tot wie ook de maatschappij behoort, vragen meer en meer om vertrouwen. Daarvoor moet sprake zijn van transparantie en het afleggen van verantwoording. De ontwikkelingen rond het denken over compliance dwingen de ondernemer en de accountant na te denken over de vraag hoe de ondernemer écht compliant kan zijn.’
 
Omslag in denken

Met andere woorden: hoe komt de ondernemer meer in control? Allereerst vergt dat van de ondernemer een omslag in denken, aldus Van der Laan. ‘Van het deponeren van een eindproduct naar procesdenken. De ondernemer moet zich afvragen welke interne processen hij moet hebben om de compliancerisico's beter te beheersen. Uiteindelijk gaat het daarbij over bewustwording van het belang van compliance bij de medewerkers, gekoppeld aan een optimalisatie van de interne bedrijfsprocessen.’

IT speelt daarbij een steeds grotere rol. Om te voorkomen dat een onjuiste aangifte de deur uitgaat zijn specifieke beheersmaatregelen nodig. Dat vraagt wel vaak om een ander gedrag van de medewerkers. De ervaring leert echter dat zij alleen tot een ander gedrag zijn te verleiden als ze het werk makkelijker wordt gemaakt. Oftewel: de medewerkers zullen die extra regels alleen accepteren als zij zich daarbij geholpen voelen. Van der Laan: ‘Dat kan met behulp van automatisering. Daarom wordt een goede match tussen compliance en IT belangrijker dan ooit’.

Samenwerking

PricewaterhouseCoopers is daarom in zee gegaan met softwarebedrijf Unit 4 Agresso. Een intensieve samenwerking heeft geleid tot aanpassingen in de standaardoplossing, waarvan overigens ook andere partijen kunnen profiteren.

‘De werkprogramma's van de Unit 4 Auditor helpen de gebruiker in elke fase van het proces’, legt Herman de Jonge, directeur van Unit 4 Agresso Accountancy uit. ‘Alleen processen die van toepassing zijn bij de klant worden zichtbaar gemaakt door middel van simpele voorloopvragen. Met behulp van voorgedefinieerde stappen kan de gebruiker een afweging maken van potentiële risico's en maatregelen voor de reductie hiervan treffen. Hierdoor blijft de ondernemer in control.’

Ketenontwikkeling

De voorgaande conclusies worden nog versterkt door het zogeheten ‘ketendenken’ bij alle spelers. Iedereen, van de kleine ondernemer tot en met de Belastingdienst, heeft de behoefte aan een naadloze uitwisseling van de juiste informatie. ‘Dat verlicht de zaken voor alle partijen’, zegt Harold Kelder, bij PwC verantwoordelijk voor informatiemanagement binnen de business unit Tax Management & Accounting Service (TMAS). ‘Dat past ook bij het streven van de administratieve lastenverlichting voor met name de eindgebruiker.’
 ‘Structuur in de communicatie wordt steeds belangrijker’, vult Herman de Jonge van Unit 4 Agresso Accountancy aan. ‘Niet alleen de communicatie met de klant, maar ook met partijen als de fiscus, het CBS, de banken, de Kamer van Koophandel en andere adviseurs. Het uitgangspunt van Horizontaal Toezicht is dat dubbel werk wordt voorkomen en meer efficiëntie wordt bereikt. Klanten en andere relaties moeten toegang hebben tot alle voor hen relevante documenten. Ze moeten beschikken over dezelfde informatie. Maar ook moet de goedkeuring digitaal kunnen plaatsvinden. Door gebruik te maken van bijvoorbeeld een clientportal kan de communicatie eenvoudig en veilig verlopen.’

Trend

Gezien deze ontwikkelingen verwacht Robert van der Laan dat er in de toekomst steeds meer allianties ontstaan tussen accountants, belastingadviseurs en IT-providers. ‘Alleen in gezamenlijkheid kunnen we immers de ketenvraagstukken oplossen voor onze klanten.’