Onderwijsgroep Tilburg zet nieuwe standaard in onderwijs

De Onderwijsgroep Tilburg is zes jaar geleden een nieuwe richting ingeslagen. Uit de mbo-benchmark, in opdracht van de mbo-raad uitgevoerd door PwC, was gebleken dat hun onderwijsondersteuning niet goed was ingericht. Kleinschaligheid, integraal management en een ambitieus programma om van inhoud tot begroting te komen, werden het devies. Bij deze nieuwe aanpak hoorde ook een serieuzere aandacht voor de jaarlijkse verantwoording. Dit resulteerde eind 2011 in de winst van de Kordes Trofee voor het beste jaarverslag in de publieke sector. Maar belangrijker nog, de groep is weer een gezonde onderwijsorganisatie.

Zes jaar geleden stond Onderwijsgroep Tilburg er niet goed voor. Volgens concerncontroller Frank Smits (foto) zaten er twee grote hiaten in de organisatieopbouw: ‘In onze ondersteuning gingen we uit van centraal-decentraal. We hadden bijvoorbeeld op concernniveau een afdeling financiën en gespiegeld op elk van de toenmalige vier colleges ook een afdeling financiën. Een duur model, want je praat over veel fte’s. Maar de filosofie was: we brengen de ondersteuning dicht bij het onderwijs en maken zo een kwaliteitsslag. Dat principe kwam niet uit de verf. Daarnaast bestonden de jaarlijkse planvorming van ons strategische beleid en de financiële begroting uit twee gescheiden trajecten.’

Uniek in het onderwijs

De aparte afdelingen werden vervangen door een integraal management en Smits begon met het samenvoegen van de twee trajecten. PwC is intensief betrokken geweest bij de ontwikkeling van de nieuwe, geïntegreerde planning- en controlecyclus. Het blijkt een succesvolle samenwerking, waarin beide partijen van elkaar leren en daarmee voor zichzelf en voor elkaar waarde creëren. In het beleid van de onderwijsgroep en de uitvoering daarvan is een programmabegroting (en -verantwoording) leidraad gemaakt. Dat is uniek in het onderwijs en werkt volgens Smits uitstekend: ‘Die systematiek dwingt je te beginnen met de inhoud. Wat wil je bereiken? Wat ga je daarvoor doen? En tenslotte, wat gaat dat kosten? Als het budget ontoereikend blijkt, begin je opnieuw en stel je je doelen bij.’

Groeimodel financiële functie

PwC heeft het verbetertraject van de onderwijsgroep een gezicht kunnen geven door haar ‘groeimodel financiële functie’ te gebruiken. ‘Dit is een model waarmee je als organisatie de mate van volwassenheid van je financiële functie en je bedrijfsvoering inzichtelijk kunt maken. Daar zitten ook normenkaders achter. Op deze manier kunnen we organisaties gedegen advies geven op gebieden waar ze nog kunnen of moeten groeien. Dit blijkt ook van grote meerwaarde voor Onderwijsgroep Tilburg, want we kunnen ze een duidelijke richting geven’, vertelt Dorus van Boxtel, director onderwijs bij PwC.

‘Dit model heeft het traject in een stroomversnelling gebracht’, stelt Smits. ‘Als ik voorheen tijdens een overleg het woordje control liet vallen, was ik meteen de helft kwijt. Dan gingen zogezegd de luiken dicht. Onze ambitie om integraal management door te voeren, waarbij verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden geborgd, is in het groeimodel van PwC de stap om van financial control naar management control te komen. Toen ik dat binnen de organisatie kon laten zien, had ik iedereen aan boord.’

Open communicatie

Van Boxtel onderschrijft de lezing van Smits: ‘Als je in een breder gezelschap begrijpt waar je het over hebt en open communiceert, kun je ook heel snel met elkaar tot verbeteringen komen. De afstand tussen de directeuren van de colleges en het financiële management was erg groot. Die is bij veel van onze klanten nog groot. Op het niveau van management control spreek je niet alleen meer met financiële mensen, maar ook met de rest van het management. Daardoor leer je dezelfde taal spreken en de hele organisatie enthousiast te krijgen. Dat is ook een streven van PwC; verder brengen door te verbinden.’

‘Ik zie het daarnaast ook als een partnership tussen Onderwijsgroep Tilburg en PwC waarin we beiden dezelfde taal spreken’, stel Smits. ‘Voor mij is PwC meer dan een accountant die een controleverklaring afgeeft. Dit gaat veel verder dan de cijfers; het is echt advies. De accountants van PwC kunnen duidelijk laten zien waar wij staan in het proces om onze ambities te realiseren. We stonden hier, deze stappen zijn gemaakt en zo kunnen we nog verder komen. ’

Het groeimodel en de planning- en controlecyclus zijn de afgelopen jaren volgens Van Boxtel ook de basis geweest in de onderlinge gesprekken en voor de managementletter en het accountantsverslag van PwC voor Onderwijsgroep Tilburg. ‘Het model hebben wij voortdurend op het netvlies als we hier met de controle bezig zijn en de gesprekken voeren met het management, het bestuur en de raad van toezicht. Zo kunnen we op een transparante manier onze kritische rol pakken. Het leidt op elk niveau tot de juiste discussies.’

Geïntegreerd jaardocument

Bij het proces dat door de onderwijsgroep is omarmt, hoort ook een goed geïntegreerd jaardocument. Het jaarverslag en de jaarrekening van Onderwijsgroep Tilburg zijn dan ook een wezenlijk onderdeel van de continue cyclus van planning en control. En het opstellen ervan is niet een project dat één keer per jaar ‘verplicht’ wordt doorlopen.

De Kordes Trofee is het uiteindelijke resultaat. Het is de eerste keer dat een onderwijsinstantie de verkiezing wint, die verder bestaat uit deelnemers uit lokaal bestuur, het Rijk, wonen en de zorg. In het juryrapport staat dat Onderwijsgroep Tilburg een verfrissend en kwalitatief zeer goed jaarverslag heeft gemaakt, waarin het slim omgaat met transparantie van doelen en prestaties.

Onderwijs aantoonbaar verbeterd

‘We schrijven het jaarverslag met ruim twintig mensen en bedenken samen het format en de thema’s. Een aantal jaren terug was het piepen en kraken als ik aankwam met planningen en tijdslijnen, maar nu hoort het er gewoon bij. We hebben nu een goed jaarverslag, maar dat is slecht een onderdeel van het proces. Wat veel belangrijker is, is dat we onze maatschappelijke opdracht beter uitvoeren, want de kwaliteit van ons onderwijs is aantoonbaar verbeterd. We behalen betere rendementen en kunnen meer diploma’s afgeven’, vertelt Smits trots.

Van Boxtel: ‘Persoonlijk ben ik er ook trots op dat Onderwijsgroep Tilburg deze prijs heeft gewonnen. Het jaarverslag heeft hier een bepaalde rol gekregen die het zes jaar geleden niet had. Toen was het jaarverslag nog een noodzakelijk kwaad, dat werd opgesteld voor het ministerie van OCW en voldeed aan de minimale eisen. De accountant controleerde en dan snel weer verder. Dit jaarverslag heeft een compleet andere rol. Het kijkt vooruit. De werkwijze van Onderwijsgroep Tilburg en PwC wordt met zo’n prijs bovendien een stuk zichtbaarder.’