Kritische vragen over een 'verrekt lastig' onderwerp

Dat is een van de belangrijkste aanbevelingen uit de PwC-publicatie ‘Sturen op cultuur en gedrag’ die dinsdag 7 juni tijdens een bijeenkomst met toezichthouders in Amsterdam werd gepresenteerd. Een andere aanbeveling is dat toezichthouders zelf de organisatie in moeten gaan voor hun informatievoorziening. Daarnaast zouden zij ook serieus invulling moeten geven aan hun eigen voorbeeldrol, bijvoorbeeld door een gedegen zelfevaluatie.

Spiegel

‘Als er iets misgaat in een organisatie is de eerste reflex te reageren met meer regels, structuur en codes,’ zei Olof Bik specialist in Behavioral & Cultural Governance van PwC tijdens de bijeenkomst. Maar regels alléén sturen mensen en organisaties niet de goede kant op. Sturen op de zachte kanten van organisaties is evenzeer nodig.’
Volgens Bik, samen met PwC-partner Nita Wink auteur van het rapport, zit er vaak een kloof tussen de gewenste en de werkelijke cultuur van organisaties. Die kloof wordt onder meer zichtbaar in de beslissingen van (het management van) de organisatie. ‘Welk signaal zendt een organisatie uit die zegt dat ze veiligheid hoog in het vaandel heeft, maar geen maatregelen neemt tegen mensen die de veiligheidsvoorschriften overtreden?,’ gaf hij als voorbeeld. ‘En wat zegt het over de belangstelling voor een onderwerp als het elke keer tijdens een vergadering van de agenda af valt?’
Volgens Olof Bik hebben toezichthouders bij uitstek de mogelijkheid en de taak om het management een spiegel voor te houden als het gaat om cultuur en gedrag. Uit het onderzoek van PwC, dat gebaseerd is op interviews met 36 leden van raden van toezicht, blijkt echter dat ze dat maar nauwelijks doen. Zij zijn bijvoorbeeld bang dat ze op de stoel van bestuurders gaan zitten en beperken zich tot de formele aspecten van toezicht, zoals het benoemen en ontslaan van bestuurders en het vaststellen van beloningen.

Signalen

Bik, die eind vorig jaar aan de Rijks Universiteit Groningen promoveerde op de culturele verschillen tussen de toepassing van mondiale accountantsregels, houdt zich bij PwC bezig met cultural assesments, het doorlichten en ‘meten’ van de werkelijke cultuur van organisaties en het eventuele gat met de gewenste cultuur. ‘Ik doe met alle plezier bij u ook een assesment,’ hield hij zijn gehoor voor. ‘Maar tussen een assesment en niks zit nog heel veel ruimte om deze zaken zelf op te pakken. U kunt beginnen met het stellen van kritische vragen.’
Uit de interviews voor het onderzoek kwam ook naar voren dat toezichthouders het moeilijk vinden om informatie te vergaren over cultuur en gedrag van ‘hun’ organisatie. Zij moeten zich echter niet laten tegenhouden door het management om deze relevante informatie proactief te verkrijgen, vindt Bik. ‘Ga gesprekken aan met de OR of het middenmanagement, ga naar bedrijfsfeesten, vraag rapporten op over de klant- en medewerkertevredenheid. Op die manier vangt u signalen op over cultuur en gedrag.’
Hij toonde zich verder een groot voorstander van zelfevaluatie door de raden van toezicht. Want wie het management een spiegel voorhoudt, moet dat ook bij zichzelf doen. Bik: ‘U moet ook uw eigen voorbeeldgedrag serieus nemen.’

Verrekte lastig

Het onderzoek ‘Sturen op cultuur en gedrag’ geeft toezichthouders concrete handvatten voor het sturen op cultuur en gedrag en gaat dus ook in op de ervaring van bestuurders hiermee, evenals de dilemma’s waar zij tegen aan lopen. Daar wees ook Sjoerd van Keulen op. De oud-topman van SNS Reaal die nu diverse toezichthoudersschappen en commissariaten heeft, nam het eerste exemplaar in ontvangst. Hij noemde het ‘verrekte lastig’ voor organisaties om kernwaarden vast te stellen. ‘Het gaat om schuivende panelen. Er zijn veel stakeholders met verschillende belangen. De spotlights van de samenleving zijn fel en de communicatie soms agressief,’ aldus Van Keulen. ‘Uiteindelijk is het een trade-off waarbij je het ene belang tegen het andere afweegt.’
Van Keulen zei verder dat toezichthouders zich te veel laten leiden door de wens ‘in control’ te zijn. ‘Het afdekken van alle risico’s en het willen voorkomen van elke mogelijke fout is de dood in de pot voor het ondernemerschap. Ik vind dat we dus niet teveel in de remmende sfeer moeten zitten.’